PENDELEGASIAN DAN SUPERVISI

Pendelegasian dan Supervisi

IV. PENDELEGASIAN DAN SUPERVISI

Manajer dapat mengontrol staf dan waktu yang digunakan oleh staf dalam meningkatkan produktivitas perusahaan. Pada kenyataanya, sering ditemukan terlalu banyak pekerjaan yang harus diselesaikan oleh seseorang dengan waktu yang hanya sedikit. Pada situasi tersebut, pendelegasian dan pembagian pekerjaan diperlukan. Pendelegasian dapat diartikan sebagai penyelesaian suatu pekerjaan melalui orang lain atau dapat juga diartikan sebagai pelimpahan suatu tugas kepada seseorang atau kelompok dalam menyelesaikan tujuan organisasi (Marquis dan Huston, 1998).

Pendelegasian/pelimpahan asuhan keperawatan kepada pasien oleh perawat tidak mudah dilakukan karena menyangkut pemberian suatu perintah kepada orang lain untuk menyelesaikan tugas yang diemban. Para perawat meyakini bahwa mereka dapat memberikan pendelegasian dengan baik kepada staf dalam asuhan keperawatan, tetapi sering tidak dilaksanakan dengan baik. Hal ini menyebabkan kurangnya rasa percaya kepada orang yang menerima pendelegasian (delegasi).

Ketidakefektifan dalamPendelegasian

Pendelegasian dalam praktik keperawatan profesional sering ditemukan mengalami masalah, di mana proses pendelegasian tidak dilaksanakan secara efektif. Ketidakefektifan atau kesalahan yang sering ditemukan dapat dibedakan menjadi tiga hal, yaitu under-delegation, over-delegation, dan improper-delegation.

Pendelegasian yang Terlalu Sedikit (Under-delegation)

Manajer keperawatan sering berasumsi bahwa jika mereka melakukannya sendiri, maka akan menjadi lebih baik dan lebih cepat daripada didelagasikan ke orang lain. Misalnya, manajer sering berpikir “Saya bisa mengerjakan ini lebih baik, bila staf yang mengerjakan akan memerlukan waktu yang lama”. Keadaan ini berdampak terhadap proses pendelegasian wewenang, di mana orang yang menerima tugas hanya diberikan wewenang yang sangat terbatas dan sering terjadi ketidakjelasan wewenang yang harus dilakukan, sehingga tugas tersebut tidak dapat diselesaikan dengan baik.

Masalah lain adalah kekhawatiran seseorang bahwa mereka tidak mampu melakukan seperti apa yang dilakukan staf/orang yang didelegasikan, karena tanggung jawab yang diberikan hanya sedikit dan sering merasa bosan, malas, dan tidak efektif. Pendelegasian yang tepat akan dapat meningkatkan kepuasan kerja dan meningkatkan hubungan yang kondusif antara manajer dan staf.

Pendelegasian yang Berlebihan (Over-delegation)

Pendelegasian yang berlebihan kepada staf, akan berdampak terhadap penggunaan waktu yang sia-sia. Hal ini disebabkan keterbatasan manajer untuk memonitor dan menghabiskan waktu dalam tugas organisasi. Staf akan merasa terbebani dan sering ditemukan penyalahgunaan wewenang yang diberikan. Misalnya staf sering bertanya, “Saya tidak tahu apa yang manajer harapkan” atau “Saya lebih senang bantuan supervisi dari manajer terus-menerus”.

Pendelegasian yang Tidak Tepat (Improper-delegation)

Pendelegasian menjadi tidak efektif bila diberikan kepada orang yang tidak tepat karena alasan faktor suka/tidak suka. Pendelegasian tersebut tidak akan memperoleh hasil yang baik karena adanya kecenderungan manajer menilai pekerjaan staf berdasarkan unsur subjektivitas

Konsep Pendelegasian

Pendelegasian yang baik bergantung pada keseimbangan antara tiga komponen utama, yaitu tanggung jawab, kemampuan, dan wewenang. Tanggung jawab (responsibility) adalah suatu rasa tanggung jawab terhadap penerimaan suatu tugas. Kemampuan (accountability) adalah kemampuan seseorang dalam melaksanakan tugas yang didelegasikan. Wewenang (authority) adalah pemberian hak dan kekuasaan kepada delegasi untuk mengambil suatu keputusan terhadap tugas yang dilimpahkan.

Konsep Dasar Pendelegasian yang Efektif

Lima konsep yang mendasari efektivitas dalam pendelegasian. Lima konsep tersebut akan dijelaskan sebagai berikut.

1. Pendelegasian bukan suatu sistem untuk mengurangi tanggung jawab. Tetapi suatu cara untuk membuat tanggung jawab menjadi bermakna. Manajer keperawatan sering mendelegasikan tanggung jawabnya kepada staf dalam melaksanakan asuhan terhadap pasien. Misalnya, dalam penerapan model asuhan keperawatan profesional primer, seorang perawat primer (PP) melimpahkan tanggung jawabnya dalam memberikan asuhan keperawatan kepada perawat pendamping/associate (PA). Perawat primer memberikan tanggung jawab yang penuh dalam merawat pasien yang didelegasikan.

2. Tanggung jawab dan otoritas harus didelegasikan secara seimbang. Perawat primer menyusun tujuan tindakan keperawatan. Tanggung jawab untuk melaksanakan tujuan/rencana didelegasikan kepada staf yang sesuai atau menguasai kasus yang dilimpahkan. Kemudian PP memberikan wewenang kepada PA untuk mengambil semua keputusan menyangkut keadaan pasien dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proses tersebut harus meliputi:

• pengkajian kebutuhan pasien;

• identifikasi tugas yang dapat dilaksanakan dengan bantuan orang lain;

• mendidik dan memberikan pelatihan supaya tugas dapat dilaksanakan dengan aman dan kompeten;

• proses menentukan kompetensi dalam membantu seseorang;

• ketersediaan supervisi yang cukup oleh PP;

• proses evaluasi yang terus-menerus dalam membantu seseorang;

• proses komunikasi tentang keadaan pasien antara PP dan PA.

3. Proses pelimpahan membuat seseorang melaksanakan tanggung jawabnya, mengembangkan wewenang yang dilimpahkan, dan mengembangkan kemampuan dalam mencapai tujuan organisasi. Keberhasilan pelimpahan ditentukan oleh:

a. intervensi keperawatan yang diperlukan;

b. siapa yang siap dan sesuai dalam melaksanakan tugas tersebut;

c. bantuan apa yang diperlukan;

d. hasil apa yang diharapkan.

4. Konsep tentang dukungan perlu diberikan kepada semua anggota. Dukungan yang penting adalah menciptakan suasana yang asertif. Setelah PA melaksanakan tugas yang dilimpahkan, maka PP harus menunjukkan rasa percaya kepada PA untuk melaksanakan asuhan keperawatan secara mandiri. Jika masalah timbul, maka PP harus selalu menanyakan “Apa yang bisa kita lakukan?” Empowering meliputi pemberian wewenang seseorang untuk melaksanakan tugas secara kritis otonomi, menciptakan kemudahan dalam melaksanakan tugas, serta membangun rasa kebersamaan dan hubungan yang serasi.

5. Seorang delegasi harus terlibat aktif. Ia harus dapat menganalisis otonomi yang dilimpahkan untuk dapat terlibat aktif. Keterbukaan akan mempermudah komunikasi antara PP dan PA.

Pedoman Pelimpahan Wewenang yang Efektif

Proses pendelegasian harus didahului dengan informasi yang jelas. Pendelegasian yang jelas harus mengandung informasi mengenai tujuan spesifik, target waktu, dan pelaksanaan tindakan keperawatan.

1. Tujuan spesifik.

Tujuan yang spesifik dan jelas baik secara fisik maupun psikis harus jelas sebagai parameter kepada siapa pendelegasian itu diberikan.

2. Target waktu.

Seorang PP atau Ners harus memberikan target waktu dalam memberikan pendelegasian kepada PA. Pada perencanaan keperawatan kepada pasien, PP harus menuliskan target waktu yang jelas sebagai indikator keberhasilan asuhan keperawatan.

3. Pelaksanaan tindakan keperawatan.

PP harus mengidentifikasi dan memberikan petunjuk intervensi keperawatan yang sesuai terhadap kebutuhan pasien. Tahap pengkajian dan pengambilan keputusan harus didiskusikan sebelum tindakan dilaksanakan.

Prinsip Utama Pendelegasian

Supervisi dalam praktik keperawatan profesional adalah suatu proses pemberian berbagai sumber yang dibutuhkan perawat untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam mencapai tujuan organisasi. Supervisi dapat dibedakan menjadi dua kategori, yaitu tugas teknis dan manajerial. Hampir semua tugas teknis dapat didelegasikan oleh supervisor kepada stafnya. Sementara, tidak semua tugas manajerial dapat didelegasikan karena memerlukan supervisi dan pemberian wewenang. Misalnya, staf dapat menyusun suatu perencanaan, anggaran pembelian, dan kegiatan yang lainnya tetapi tugas untuk membuat persetujuan, rekomendasi, pelaksanaan masih merupakan hak dan wewenang seorang supervisor.

Cara Pendelegasian

1. Seleksi dan susun tugas.

Sediakan waktu yang cukup untuk menyusun daftar tugas-tugas yang harus dilimpahkan secara rasional dan dapat dilaksanakan oleh staf. Tahap berikutnya yang harus dikerjakan secara otomatis adalah menyiapkan laporan yang kontinu menjawab setiap pertanyaan, menyiapkan jadwal berurutan, memesan alat-alat, presentasi pada komisi yang bertanggung jawab, dan melaksanakan asuhan keperawatan dan tugas teknis lainnya. Menyusun suatu daftar secara berurutan dengan dua kriteria, yakni waktu yang diperlukan dan pentingnya bagi institusi. Hal yang terpenting dalam mendelegasikan tugas adalah menentukan suatu tugas pendelegasian dan wewenang secara bertahap. Hal ini akan menghindari terjadinya suatu penyalahgunaan wewenang.

2. Seleksi orang yang tepat.

Pilih orang yang sesuai untuk melaksanakan tugas tersebut berdasarkan kemampuan dan persyaratan lainnya. Tepat tidaknya Anda memilih staf bergantung dari kemampuan manajer mengenal kinerja staf, kelebihan, kelemahan, dan perilakunya.

Hati-hati terhadap pendelegasian yang berlebihan atau yang terlalu sedikit. Jika Anda memberikan pendelegasian terlalu berlebih, maka staf tidak akan siap untuk menerima keadaan tersebut dan akan berdampak terhadap kegagalan staf dalam melaksanakan tanggung jawab untuk tugas yang pertama kali diterimanya. Sebaliknya, pendelegasian yang terlalu sedikit akan menjadi hal yang sangat buruk efeknya terhadap staf maupun institusi. Pendelegasian jenis ini akan menghabiskan waktu dan sering berakibat terhadap beban bagi staf.

3. Berikan arahan dan motivasi kepada staf.

Salah satu kesalahan dalam pendelegasian adalah ketiadaan arahan yang jelas. Lebih baik pendelegasian dilakukan secara tertulis, dan ajarkan pula bagaimana melaksanakan tugas tersebut. Jika Anda sudah siap untuk memberikan pendelegasian, maka Anda harus mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut?

a. Apakah saya sudah menjelaskan alasan pendelegasian dan mengapa tugas ini penting dilakukan?

b. Apakah semua tugas sudah jelas dalam ingatan kita? Haruskah saya menuliskan secara rinci?

c. Jika jawabannya ya, dapatkah saya memberikan instruksi dan prosedur secara rinci terhadap tingkatan pemahaman staf?

d. Apakah tugas yang dilimpahkan dapat memberikan staf kesempatan untuk berkembang dan memotivasi staf secara tepat?

e. Apakah staf Anda sudah mendapatkan latihan, pengalaman, dan keterampilan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas tersebut?

Hal penting dalam pendelegasian adalah kesepakatan antara manajer keperawatan dan staf mengenai hasil yang diharapkan.

4. Lakukan supervisi yang tepat.

Anda harus bisa menentukan apa yang perlu disupervisi, kapan dilakukan, dan bantuan apa yang dapat diberikan. Supervisi merupakan hal yang penting dan pelaksanaannya bergantung pada bagaimana staf melihatnya.

a. Overcontrol. Kontrol yang berlebihan akan merusak pendelegasian yang diberikan. Staf tidak akan dapat memikul tanggung jawabnya dengan baik dan Anda hanya akan terfokus terhadap hal-hal yang tidak didelegasikan.

b. Undercontrol. Kontrol yang kurang juga akan berdampak buruk terhadap pendelegasian, di mana staf menjadi tidak produktif dalam melaksanakan tugas dan berdampak secara signifikan terhadap hasil yang diharapkan. Hal ini juga menyebabkan pemborosan waktu dan anggaran yang sebenarnya dapat dihindari. Berikan kesempatan waktu yang cukup kepada staf untuk berpikir dan melaksanakan tugas tersebut. Namun, berikan pula penekanan terhadap deadline, agar staf Anda akan mematuhi pola tersebut.

Tempat dan Waktu Pendelegasian

Di bawah ini merupakan tempat dan waktu pendelegasian dapat dilaksanakan:

1. Tugas rutin.

Tugas rutin seperti wawancara lamaran pekerjaan, tanggung jawab terhadap masalah-masalah yang kecil, dan menyeleksi surat merupakan tugas biasa dan dapat didelegasikan kepada staf.

2. Tugas yang tidak mencukupi waktunya.

Pendelegasian dapat dilaksanakan pada tugas-tugas tertentu karena manajer tidak mempunyai cukup waktu untuk mengerjakannya. Tugas-tugas tersebut akan dilaksanakan oleh manajer jika mempunyai waktu untuk menyelesaikannya.

3. Penyelesaian masalah.

Pendelegasian diberikan dengan tujuan memberikan pengalaman/tantangan kepada staf untuk menyelesaikannya. Staf akan termotivasi apabila mereka menerimanya sebagai suatu tantangan. Oleh karena itu, perlu perhatian dan bimbingan khusus dalam membantu staf untuk menyelesaikan tugas yang dilimpahkan kepadanya.

4. Peningkatan kemampuan.

Pendelegasian ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan staf dan tim. Dengan pengelolaan yang sesuai, pendelegasian akan menjadikan suatu latihan bagi staf untuk belajar.

5. Kapan pendelegasian tidak diperlukan.

Tidak semua jenis tugas dapat didelegasikan. Seorang manajer harus berhati-hati dalam mendelegasikan jenis tugas tertentu, yaitu:

a. tugas yang terlalu teknis, misalnya jadwal staf dan anggaran yang merupakan tugas rutin manajer, tetapi terlalu teknis dan perlu keterampilan khusus untuk dilaksanakan staf;

b. tugas yang berhubungan dengan kepercayaan dan kerahasiaan, misalnya kerahasiaan suatu informasi dari institusi berhubungan dengan terjadinya perselingkuhan staf.

Pendelegasian dapat mengakibatkan masalah jika tugas yang didelegasikan tidak dilaksanakan sesuai harapan. Untuk menghindari kesalahan tersebut, maka manajer mempunyai tangung jawab sebagai berikut.

a. Disiplin dalam pemberian wewenang;

b. Bertanggung jawab terhadap pembinaan moral staf;

c. Perlunya suatu kontrol; dan

d. Hindari kesalahan dalam penyampaian pendelegasian.

Kegagalan Manajer dalam Pendelegasian dan Mengapa Staf Menjadi Resistan

Tabel Sebab Kegagalan Manajer dan Karakteristik Staf (Rowland dan Rowland, 1997)

Mengapa Manajer Gagal

Mengapa Staf Resistan

1. Mereka pekerja keras atau perfeksionis. 2.Mereka tidak aman karena:  -  mereka takut bahwa delegasi akan gagal   - mereka takut bahwa delegasi akan dikerjakan           lebih baik daripada dikerjakan sendiri; - mereka takut akan terjadi penumpukan pekerjaan; 3.Mereka tidak senang terhadap pendelegasiannya. 4.Mereka tidak berpikir bahwa stafnya siap atau mengharapkan tugas tersebut. 5.Mereka mempunyai pengalaman yang tidak menyenangkan terhadap pendelegasian. 6.Mereka tidak mengetahui bagaimana

1.Mereka berpikir tidak mempunyai kemampuan untuk mengerjakan. 2.Upaya pertama telah gagal. 3.Aktivitasnya mungkin tidak disetujui manajer. 4. Mereka berpikir tidak mempunyai cukup waktu. 5.Mereka tidak senang terhadap yang didelegasikan, tidak adanya penghargaan. 6.Mereka tidak mempunyai otonomi untuk melaksanakan. 7.Mereka kurang percaya diri/pesimis bahwa supervisor akan mendukungnya. 8.Mereka berpikir bahwa akan dimanipulasi atau dikerjai oleh atasannya.

Kegiatan yang Tidak Boleh Didelegasikan

1. Aktivitas yang memerlukan pengkajian dan keputusan selama pelaksanaan.

2. Pengkajian fisik, psikologis, sosial yang memerlukan keputusan, rujukan, dan intervensi atau tindak lanjut.

3. Penyusunan dan evaluasi recana keperawatan.

Keberhasilan Pendelegasian

Keberhasilan pendelegasian akan ditentukan oleh faktor-faktor berikut.

1. Komunikasi yang jelas dan lengkap.

Kejelasan komunikasi ditentukan oleh kelengkapan informasi yang disampaikan, akurasi terhadap pesan, dan penggunaan istilah/kata-kata yang mudah dipahami oleh penerima pesan.

2. Ketersediaan sumber dan sarana.

Jika PP atau Ners menghendaki perkembangan pasien dari PA, maka PP harus berada di tempat. Jika PP untuk jangka waktu yang lama tidak berada di tempat, maka laporan harus dilimpahkan kepada staf lainnya. Hal ini untuk menjaga agar pelaksanaan pekerjaan tetap berjalan dengan baik.

3. Monitoring.

PP harus memberikan kebebasan kepada PA untuk berpikir dan menganalisis tugas yang diberikan. Jika terdapat permasalahan dalam memberikan asuhan keperawatan kepada pasien yang menjadi tanggung jawabnya, maka PP harus mampu berperan sebagai konsultan dan membantu memberikan solusinya

4. Pelaporan kemajuan tugas limpah.

Sebagai perawat yang bertanggung jawab terhadap asuhan keperawatan dalam praktik keperawatan profesional kepada pasien, maka PP harus selalu meminta laporan dari PA tentang kemajuan pasien. Laporan PA diharapkan bisa disampaikan secara reguler dan sesuai dengan waktu yang ditentukan, kemudian PP harus melakukan tindak lanjut atau memberikan masukan tentang laporan yang telah disampaikan.